- Presentación
Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que EPAM S.A.S (en adelante “Epam” o la “Compañía”), realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo.
En esta política de tratamiento de datos personales (la “Política”) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.
Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con la Compañía, incluyéndolo a usted, a los Clientes, Empleados o Proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado.
- Definiciones
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
c) Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
d) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
e) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de
f) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
g) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
j) Titular de la información: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;
k) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
l) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
m) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
n) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del
ñ) Fuente de información: Es la persona u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que suministra esos datos, respondiendo por la calidad de ellos, a un operador de información.
o) Operador de información: Es la persona u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios. Salvo que el operador sea la misma fuente de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el titular y por ende no es responsable por la calidad de los datos que le sean suministrados por la
p) Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, aquella tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.
- Tipo de información sujeta a tratamiento.
La Compañía reconoce que sus Empleados, Proveedores y Candidatos de trabajo, tienen derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía.
En virtud de la relación que se establezca entre Usted y la Compañía, ésta recolecta, almacena y usa esta información para el normal funcionamiento de su operación.
-Datos de Empleados: nombre, identificación, teléfono, dirección, profesión, afiliaciones, salario, correo electrónico.
– Datos de proveedores: nombre, profesión, identificación, teléfono y dirección.
-Datos de candidatos de trabajo: nombre, identificación, fecha de nacimiento, información de estudios, teléfono, dirección, correo electrónico.
- Uso y finalidad del tratamiento.
Los datos personales proporcionados por los titulares de la información a ESTUDIOS Y PROYECTOS AMBIENTALES Y MECANICOS EPAM S.A.S serán almacenados en las bases de datos de la empresa y serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:
- Candidatos de trabajo: El tratamiento de los datos personales se realizará con el fin de adelantar procesos de selección de personal y contratación de empleados para vincularlos laboralmente a la firma.
- Empleados: El tratamiento de los datos se realizará para fines relacionados con su vinculación, ejecución y terminación de la relación laboral que surja entre el empleado y ESTUDIOS Y PROYECTOS AMBIENTALES Y MECANICOS EPAM S.A.S
- Proveedores: El tratamiento de los datos se realizará con el fin de contactar y contratar con proveedores productos o servicios que ESTUDIOS Y PROYECTOS AMBIENTALES Y MECANICOS EPAM S.A.S requiera para el normal funcionamiento de su operación y para la adecuada dotación de sus instalaciones u
En el tratamiento de los datos personales la permanencia de los mismos estará determinada por su finalidad y el tiempo de retención estipulado por la organización o la ley, es así que agotado esto se procederá a su conservación, eliminación o destrucción, según sea el caso, adoptando las medidas técnicas estipuladas.
ESTUDIOS Y PROYECTOS AMBIENTALES Y MECANICOS EPAM S.A.S ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los Titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos. El acceso a los datos personales está restringido a aquellos empleados, contratistas, representantes y agentes de la organización encargados del tratamiento de los datos y que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto social de la entidad. No se permite el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional.
No obstante lo anterior, ESTUDIOS Y PROYECTOS AMBIENTALES Y MECANICOS EPAM S.A.S no será responsable por ataques informáticos y en general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales e información diferente a estos contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros
La Compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros.
- Derechos del titular.
1.Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ESTUDIOS Y PROYECTOS AMBIENTALES Y MECANICOS EPAM S.A.S como responsable o encargado del tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transmisión de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado, ejerciendo su derecho fundamental de Hábeas data;
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a ESTUDIOS Y PROYECTOS AMBIENTALES Y MECANICOS EPAM S.A.S como responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento;
3.Ser informado por ESTUDIOS Y PROYECTOS AMBIENTALES Y MECANICOS EPAM S.A.S como responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado o se le dará a sus datos personales;
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales, por un inadecuado manejo de sus datos personales;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, mediante la presentación de un reclamo. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos;
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
- Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular
Los titulares de la información que desean ejercer su derecho de conocer, actualizar, rectificar, suprimir y/o revocar la autorización de sus datos ante ESTUDIOS Y PROYECTOS AMBIENTALES Y MECANICOS EPAM S.A.S, debe hacerlo contactando a la empresa de Lunes a Viernes en horario 8:00 AM – 12:00 M y 2:00 PM a 5:00 PM al teléfono 2150376 o al correo electrónico epamsa@epamsa.com
La petición, queja, consulta o reclamo será tramitada internamente al área responsable de dar respuesta sujetándose al procedimiento y términos de respuesta estipulados en cumplimiento a la ley.
El titular de la información que desee tramitar una petición, queja, consulta, reclamo o solicitar prueba de su autorización otorgada a ESTUDIOS Y PROYECTOS AMBIENTALES Y MECANICOS EPAM S.A.S para el uso de sus datos, deberá contemplar el siguiente procedimiento, por el cual se rige este tipo de solicitudes.
Se tramitará la PQR de Lunes a Viernes en horario 8:30 AM –12:00 M y 2:00 PM a 5:00 PM al teléfono 2150376 o al correo electrónico epamsa@epamsa.com realizar la solicitud el titular de la información deberá presentar los siguientes documentos, según sea el caso:
- Si se trata del Titular: Adjuntar copia del documento de identidad.
- Si se trata del causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.
- Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y el número del documento de identidad del Titular.
La solicitud deberá contener como mínimo la siguiente información:
- Nombre del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
- Petición concreta, precisa y razonablemente fundamentada para proceder a dar respuesta.
- Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
- Documentos que soportan la solicitud.
- Modificación de esta política
Esta política puede ser modificada en cualquier momento, avisándole del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma.
Fecha de entrada en vigencia: 01 de Diciembre de 2016 . Fecha última modificación: 01 de Diciembre de 2016. Periodo de vigencia de las bases de datos: La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información